Comment faire un dossier de sponsoring sportif efficace ?

La hype de Paris 2024 est passée, les subventions ont chuté et les clubs, autant que les athlètes individuels, ont plus que jamais besoin de soigner leur dossier de sponsoring sportif pour décrocher des sponsors.

Cette plaquette sponsor est une arme indispensable pour rassurer et inspirer confiance lors de ta recherche de partenaires financiers. Ton pressbook va te permettre de présenter ton projet et tes besoins de manière précise et structurée. Mais attention à ne pas le transformer en album photo ni en roman feuilleton de ta carrière sportive !

Dans cet article, je t’explique comment construire un dossier de sponsoring qui capte l’attention des entreprises et t’aide à transformer l’intérêt en financement concret.

Et si tu veux gagner un max de temps, tu peux acheter ton modèle de pressbook déjà mis en forme, structuré et optimisé directement sur ma boutique en ligne 😉

Dossier de sponsoring sportif : mes conseils sur le design et la présentation

Avant toute chose, tu dois bien comprendre que le rôle du pressbook sportif est d’apporter de la visibilité à ton projet. De donner les infos essentielles et prouver ton sérieux. Pas de convaincre un sponsor qui n’a jamais entendu parler de toi. En effet, un bon dossier de sponsoring ne se substitue pas à l’élaboration d’un mail centré sur les besoins de l’entreprise et de contreparties personnalisées pour chacun des sponsors que tu vas contacter.

C’est pourquoi, en dehors des très gros budgets, je recommande de faire un dossier de sponsoring générique sur ton projet, sans personnalisation pour chaque entreprise. Garde les détails de ta proposition et ses bénéfices pour le corps de ton mail. Ainsi, le sponsor verra au premier coup d’œil ce qui l’intéresse et prendra le temps d’ouvrir ton dossier de partenariat s’il veut en savoir plus. Si besoin, tu peux (re)lire mon article qui te donne trois conseils pour écrire une demande de sponsors qui attire l’attention.

Cette brochure de sponsoring représente ton image de marque, ta carte de visite digitale, ton support de communication principal pendant ta prospection.

En m’appuyant sur mon expérience quotidienne du sponsoring, je t’ai rassemblé ici les éléments qui rendent un dossier de sponsoring sportif utile pour les destinataires et agréable à consulter.

Et ça commence par quelques conseils simples mais essentiels.

Une présentation simple et aérée pour donner une image sérieuse

Imagine juste une seconde : d’un côté tu as une brocante de quartier, de l’autre un Apple store. Voilà, je pense que tu as compris l’idée !

Pour renvoyer une image professionnelle qui témoigne du sérieux de ton projet, ça ne sert à rien d’en mettre trop. Au contraire, sélectionne plutôt le meilleur et laisse de l’espace.

Utilise de belles photos et réalise une présentation aérée. Mais tu n’as pas besoin d’avoir Bac+12 en Photoshop ni de payer un graphiste la moitié d’un SMIC pour avoir un dossier de sponsoring avec une mise en page propre. Tu peux utiliser l’outil Canva toi-même. Il suffit de t’inscrire gratuitement.

Astuce :
Si tu veux gagner un max de temps tout en bénéficiant d’une belle mise en page déjà structurée, la meilleure solution pour toi est de partir de l’un de mes modèles de dossiers de sponsoring sportifs tout prêts !

Moins de texte pour un dossier de sponsoring sportif lisible

Toujours dans cette optique de rendre ton dossier de sponsoring plus efficace, réduis au maximum les longues phrases et les gros paragraphes. Tout ce que tu peux remplacer par des listes pour énumérer des choses, des dates clés, des graphiques, etc. profites-en !

Si tu cherches comment convaincre un sponsor avec un dossier, commence par mettre toutes les chances de ton côté qu’il le consulte en entier ! Ainsi, plus ton pressbook est facile et rapide à lire, plus la personne qui le recevra a de chance de le consulter avec intérêt ;).

Attention aux fautes !

Orthographe, grammaire, conjugaison… oui, la langue française est compliquée ! Mais laisser passer des fautes énormes à chaque page ne va clairement jouer en ta faveur. Au contraire, faire l’effort de porter une attention particulière sur l’orthographe aboutira à un dossier de qualité.

Il existe de nombreux correcteurs en ligne, personnellement j’utilise celui-ci en extension de navigateur. Je t’encourage aussi vivement à demander à plusieurs personnes de relire ton dossier de sponsoring pour retirer un maximum de coquilles que l’on fait tous par inadvertance.

Faut-il rédiger son dossier de sponsoring à la 1ère personne ?

Alors ça dépend !

Si ton projet est tourné uniquement sur toi (pas d’équipe ni d’association avec un noyau actif autour de toi) et que tu es la seule personne vraiment concernée, alors oui il faut le faire à la 1ère personne. Cela démontre ton implication. Tu t’adresses directement à la personne qui lit le dossier de sponsoring, ce qui va créer déjà une certaine proximité.

En revanche, si fais partie d’une équipe, que tu gères un club ou que tu représentes une association, c’est différent. En gros, s’il y a un groupe derrière toi, le “nous” ou le “il/elle” pour le club ou l’association seront plus appropriés. Cela te permet d’inclure plusieurs personnes dans un projet commun.

Maintenant que nous avons vu les conseils de base sur la forme, parlons du fond !

Quelles informations inclure dans un dossier de sponsoring sportif (ou pressbook) ?

Une présentation synthétique mais efficace

Commence par une courte présentation de toi. Et si tu es passé par la création d’une association, apporte des détails sur son identité, son utilité et les activités qu’elle propose.

Si ton association est éligible au mécénat, précise-le absolument dans ton dossier de sponsoring ! Tu peux également présenter les membres de ton équipe et leur fonction avec une petite photo de chacun.

Ensuite note ton palmarès ou tes expériences passées, et affiche tes objectifs à court et moyen terme. Cela va permettre à l’entreprise de savoir si ça colle avec sa stratégie de développement et de communication.

Mécénat, sponsoring, partenariat ou parrainage : quelles différences ?

Quoi mettre dans ton dossier de sponsoring sportif ?

Par la suite, tu vas devoir présenter ta saison avec le calendrier des compétitions ou événements auxquels tu comptes participer. Cela peut être une coupe, un championnat, des courses ou épreuves spéciales, des événements de ton association, des événements partenaires, etc.

Pour un événement sportif, tu peux citer les périodes de promotion, les dates de prévente, les opérations de communications principales et bien sûr, la date de l’événement avec le programme détaillé.

Les sponsors ne font pas forcément partie du même univers que toi donc n’hésite pas à expliquer rapidement le contexte (pro, amateur, catégorie spécifique…) et la localisation des différents événements.

Et bien sûr, tu dois afficher le budget nécessaire détaillé par poste de dépenses. Ainsi, le sponsor est libre de réfléchir à la proposition que tu lui as faite en fonction du budget total. Le niveau de détail n’a pas besoin d’être extrême, mais il doit mettre en lumière les principales sources de dépenses : déplacements, équipement, matériel sportif, véhicule de course et/ou de transport (achat et entretien), etc.

Dans le cas d’un club ou d’une association, présente les membres de l’équipe dirigeante, les missions, engagements et différentes activités pratiquées.

Les indicateurs clés de performance (KPI) attendus par les sponsors

Les entreprises partenaires attendent un retour sur investissement (ROI) concret, allant au-delà de la simple visibilité du logo. Pour cela, il est crucial de lui partager, si tu les connais, les indicateurs clés de performance (KPI) de ton projet.

Par exemple :

• la portée (reach) de tes publications,
• le taux d’ouverture de ta newsletter,
• les retombées médiatiques chiffrées (nombre d’articles dans la presse, durée de passage à la TV…) passées ou prévisionnelles.

Intégrer ces données démontre une véritable approche professionnelle et facilite la justification de leur investissement.

Evidemment, il vaut mieux ne pas faire apparaître ces infos si les chiffres sont trop faibles. Encore une fois, ne mets pas en avant tes réseaux sociaux et la création de publications avec mentions si ton compte a peu d’abonnés et n’est pas dynamique.

Communication et contact : les opportunités pour les sponsors

N’oublie pas de mentionner tes moyens de communication : site internet, profils sur les réseaux sociaux… Le sponsor veut connaître ta manière de communiquer et voir comment tu mets tes partenaires actuels en avant.

Et si tu as des photos, vidéos ou articles, n’hésite pas à montrer des exemples de contreparties que tu as réalisées pour d’anciens partenaires.

Ajoute également tes coordonnées. Dans l’idéal, propose un contact unique (avec un mail et un numéro de téléphone).

Enfin, ton interlocuteur appréciera des remerciements pour le temps qu’il a passé à lire ton dossier. Remerciements que je te conseille d’accompagner des logos de tes partenaires actuels regroupés par thématiques pour donner une indication sur l’activité de chacun. Si tu disposes de témoignages courts, c’est encore mieux !

Les erreurs à éviter lors de la création d’un dossier de sponsoring sportif

Ton pressbook peut très bien faire le job sans être parfait. En revanche, il y a 3 grosses erreurs à éviter dans un dossier de sponsoring qui sont généralement rédhibitoires.

Les voici.

Mettre trop d’informations ❌

À vouloir bien faire, parfois on en fait trop. Trop long, trop de texte, trop de pages, trop lourd…

Condenser les informations n’est pas un exercice facile mais tu n’as qu’un temps très limité pour convaincre, il vaut mieux aller droit au but.

De plus, un dossier de sponsoring sportif trop lourd pourrait être rejeté par les boîtes mails. Pense à compresser au maximum les photos et le fichier PDF final.

Proposer une grille tarifaire avec des packs d’options ❌

Tu n’es pas en train de vendre une voiture suréquipée et le sponsors n’est pas ton client. Tu cherches à développer un projet en invitant des partenaires à y participer. La clé pour convaincre un sponsor est de lui faire une proposition personnalisée et adaptée à son activité.

Une grille tarifaire avec des packs de type BRONZE, ARGENT et OR qui regroupent pêle-mêle tout et n’importe quoi aura l’effet inverse. Le sponsor doit tout étudier et comparer l’éventuelle rentabilité de packs contenant des tas de choses qui ne lui correspondent pas. Et si c’est trop long ou pas intéressant pour lui, il refermera le dossier et passera au suivant, comme un client qui n’a pas trouvé sa taille dans un magasin.

Alors qu’au contraire, il doit sentir que tu t’es intéressé à lui, que tu as compris ses besoins et que tu as essayé d’y répondre au mieux. Donc, pour le dossier de sponsoring, choisis juste quelques exemples d’actions variées pour illustrer ce que tu es en mesure de réaliser. Et surtout, précise bien que la discussion est ouverte pour que chacun y trouve son intérêt.

Astuce
Si tu ne sais pas quoi proposer à tes futurs partenaires ou que tes demandes ne ramènent que des clopinettes, j’ai écrit un article complet sur la méthode pour trouver des exemples de contreparties recherchées par les sponsors !

Vouloir faire un design de plaquette sponsoring sophistiqué ❌

Si tu n’es pas à l’aise avec les notions de design ou l’harmonie des couleurs, fais simple ! Fond blanc, texte noir et une couleur pour les titres et mots-clés. Choisis la couleur dominante de ton logo si tu en as un, sinon ta couleur fétiche.

Tu auras bien plus d’impact avec un dossier sobre, qu’en voulant mettre de la couleur partout, des fonds trop sombres, des textes trop clairs, des combinaisons difficilement lisibles ou imprimables… Graphiste (comme webdesigner 😇) est un métier. Avec une base simple, agrémentée de quelques belles photos, tu gagneras en plus du temps dans la création !

N’oublie pas que ton pressbook sportif réprésente ton image. Un visuels brouillon et un contenu fouilli ne donneront pas l’image de quelqu’un de professionnel et organisé.

Réussir son dossier de sponsoring sportif : les clés en résumé

Ton dossier de sponsoring reflète la crédibilité de ton projet. Tu dois donc être précis, réaliste et montrer que tu es motivé·e !

Mais il ne remplace pas une proposition personnalisée qui aura pour but de convaincre les entreprise que te sponsoriser représente une opportunité pour elles.

Le futur partenaire pourra décider d’ouvrir ton dossier de sponsoring sportif pour avoir plus de détails et pour faire circuler facilement ton projet à ces collaborateurs. Donc tu ne dois pas l’obliger à lire 25 pages pour comprendre ce que tu proposes !

Les points clés d’un pressbook sportif efficace

Une présentation simple et claire avec des photos de bonne qualité suffit amplement à rendre une plaquette professionnelle. Tu laisseras une bien meilleure impression qu’avec un dossier de partenariat graphiquement époustouflant mais dont le contenu est vide ou bâclé.

Enfin, il doit être à jour. En particulier pour les liens et informations de contact. Attention donc aux dossiers que tu imprimes en trop grande quantité qui ne pourront pas être réutilisés d’une saison sur l’autre. L’idéal consiste à partager un lien Google Drive vers ton dossier de partenariat sportif PDF, que tu pourras alors mettre à jour grâce au gestionnaire de versions.

Si tu veux un exemple de dossier de sponsoring pour club sportif, tu peux consulter celui du GMT94, très complet avec les nombreuses activités du team. Mais souviens-toi toujours qu’il vaut mieux 5 pages bien faites et pertinentes, que 15 pages dans lesquelles il est impossible de retrouver une info.

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Recommandation de structure d’un dossier de sponsoring sportif

• Page de garde : ton nom, nom de ton team/club/association, discipline (ex: pilote moto FSBK)
• Sommaire (vivement conseillé si tu as plus de 6 pages)
• Présentation personnelle courte, de ton association et de ton projet
• Ton palmarès (ou autres expériences si tu n’as pas fait de compétition) et tes objectifs
• Présentation de ta saison sportive et calendrier des événements
• Budget nécessaire en fonction des postes de dépenses principaux
• Moyens de communication, retombées médiatiques et exemples de contreparties
• Coordonnées, remerciements et partenaires actuels avec de courts témoignages si possible

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FAQ

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