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Comment faire un dossier de sponsoring sportif efficace ?

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La création d’un dossier de sponsoring, ou pressbook, est fortement recommandée lors de ta recherche de sponsors. Celui-ci va te permettre de présenter ton projet et tes besoins de manière précise et structurée.

Cependant, un bon dossier de sponsoring ne se substitue pas à l’élaboration de contreparties personnalisées pour chacun des sponsors que tu vas contacter. C’est pourquoi je recommande de le constituer uniquement avec des informations qui te concernent.

Garde les détails de ta demande pour le corps du mail. Ainsi, le sponsor verra au premier coup d’œil ce qui l’intéresse et prendra le temps d’ouvrir ton dossier de partenariat s’il veut en savoir plus.

Si besoin, dans cet article je te donne trois conseils pour écrire des demandes de sponsoring qui attirent l’attention.

Dossier de sponsoring : mes conseils sur le design et la présentation

Pendant mes 4 ans à travailler dans le sponsoring, j’ai reçu et étudié pas mal de pressbooks. Je te rassemble ici les éléments qui rendent un dossier de sponsoring intéressant et agréable à consulter.

Cela commence par 3 conseils simples :

  • Utilise de belles photos et réalise une présentation aérée. Mais tu n’as pas besoin d’être un pro de Photoshop ni de payer un graphiste pour avoir une mise en page propre. Tu peux faire simple et professionnel.
  • N’hésite pas à te servir de listes pour énumérer des points clés plutôt que de rédiger de gros paragraphes.
  • Fais attention à l’orthographe. Demande à plusieurs personnes de relire ton dossier pour retirer un maximum de coquilles que l’on fait tous par inadvertance.

Un bon dossier de sponsoring doit renvoyer une image professionnelle qui témoigne du sérieux de ton projet. Si tu veux créer une mise en page un peu graphique facilement, sans avoir Bac+12 en Photoshop, tu peux utiliser l’un des nombreux modèles de Canva ou créer le tien (il te suffit de t’inscrire gratuitement) 😉

Parlons maintenant du fond.

Quelles informations inclure dans un pressbook ?

Une présentation synthétique mais efficace

Commence par une présentation courte de toi. Et si tu as une association, apporte des détails sur son identité, son utilité et les activités qu’elle propose. Tu peux également présenter les membres de ton équipe et leur fonction avec une petite photo de chacun.

Ensuite note ton palmarès et affiche tes objectifs à court et moyen terme. Cela va permettre à l’entreprise de savoir si ça colle avec sa stratégie de développement et de communication.

Les détails pratiques

Par la suite, tu vas devoir présenter ta saison avec le calendrier des événements auxquels tu comptes participer. Cela peut être les courses, des événements de ton association, des événements partenaires, etc.

Les sponsors ne font pas forcément partie du même univers que toi donc n’hésite pas à expliquer rapidement le contexte (pro, amateur, catégorie spécifique…) et la localisation des différents circuits.

Et bien sûr, tu dois afficher le budget nécessaire détaillé par poste de dépenses. Ainsi, le sponsor est libre de réfléchir à la proposition que tu lui as faite en fonction du budget total. Le niveau de détail n’a pas besoin d’être extrême mais il doit mettre en lumière les principales sources de dépenses : déplacements, équipements pilote, achat moto, etc.

Communication et contact

N’oublie pas de mentionner tes moyens de communication : site internet, profils sur les réseaux sociaux… Le sponsor veut connaître ta manière de communiquer et voir comment tu mets tes partenaires actuels en avant. Tu peux aussi noter les retombées médiatiques dont tu vas bénéficier si tu les connais. Et si tu as des photos, n’hésite pas à montrer des exemples de contreparties que tu as réalisées pour d’anciens partenaires.

Ajoute également tes coordonnées. Dans l’idéal, propose un contact unique (avec un mail et un numéro de téléphone). Il n’y a rien de plus désagréable que de ne jamais savoir sur quel mail écrire et de disperser les échanges sur plusieurs adresses.

Enfin, ton interlocuteur appréciera des remerciements pour le temps qu’il a passé à lire ton dossier. Remerciements que je te conseille d’accompagner des logos de tes partenaires actuels regroupés par thématiques pour donner une indication sur l’activité de chacun.

A éviter lors de la création d’un dossier de sponsoring

Mettre trop d’informations

A vouloir bien faire, parfois on en fait trop. Trop long, trop de texte, trop de pages, trop lourd…

Condenser les informations n’est pas un exercice facile mais tu n’as qu’un temps très limité pour convaincre, il vaut mieux aller droit au but.

De plus, un dossier de sponsoring trop lourd pourrait être rejeté par les boîtes mails. Pense à compresser au maximum les photos et le fichier final.

Proposer une grille tarifaire avec des packs d’options

Tu n’es pas en train de vendre une voiture suréquipée et le sponsors n’est pas ton client. Tu cherches à développer un projet en invitant des partenaires à y participer. La clé pour convaincre un sponsor est de lui faire une proposition personnalisée et adaptée à son activité.

Une grille tarifaire avec des packs de contreparties pré-établies a l’effet inverse. Le sponsor doit tout étudier et faire le travail de sélection que tu aurais dû faire pour lui. De plus, si rien ne lui convient il refermera le dossier et passera au suivant, comme un client qui n’a pas trouvé sa taille dans un magasin.

Alors qu’au contraire, il doit sentir que tu t’es intéressé à lui, que tu as compris ses besoins et que tu as essayé d’y répondre au mieux. Montre-lui que la discussion est ouverte pour que chacun y trouve son intérêt.

Tu peux créer un nouveau dossier de sponsoring personnalisé pour chacune de tes demandes, mais ça risque de te prendre beaucoup de temps.

Je te conseille plutôt de réserver ta proposition détaillée au corps du mail que tu envoies.

Un bon dossier de sponsoring en résumé

Ton dossier de sponsoring reflète la crédibilité de ton projet. Tu dois donc être précis, réaliste et montrer que tu es motivé ! Mais il ne remplace pas une proposition de contreparties personnalisées, que je te recommande de mettre directement dans ta demande par mail.

Une présentation simple et claire avec des photos de bonne qualité suffit amplement. Tu laisseras une bien meilleure impression qu’avec un dossier graphiquement époustouflant mais dont le contenu a été bâclé.

Enfin, il doit être à jour. En particulier pour les liens et informations de contact. Attention donc aux dossiers que tu imprimes qui ne pourront pas être réutilisé d’une saison sur l’autre.

Si tu veux un exemple, tu peux consulter celui du GMT94, très complet avec les nombreuses activités du team. Mais souviens-toi toujours qu’il vaut mieux 5 pages bien faites et pertinentes, que 15 pages dans lesquelles il est impossible de retrouver une info.


Idée de structure d’un dossier de sponsoring sportif

  • Page de garde
  • Sommaire
  • Présentation personnelle, de ton association et de ton projet
  • Ton palmarès et tes objectifs
  • Présentation de ta saison sportive et calendrier des événements
  • Budget nécessaire en fonction des postes de dépenses principaux
  • Moyens de communication, retombées médiatiques et exemples de contreparties
  • Coordonnées, remerciements et partenaires actuels

Si tu as du mal à trouver des partenaires, que tu as peu de réponses à tes demandes ou beaucoup de réponses négatives, tu as peut-être besoin d’être accompagné.e ? Apprends les bases gratuitement en téléchargeant mon ebook qui te guidera vers la bonne méthode et les bons outils pour une recherche de sponsors efficace.