6 étapes pour réussir sa stratégie de sponsoring

6 étapes pour réussir sa stratégie de sponsoring

Mettre en place une bonne stratégie de sponsoring quand on est un athlète n’est pas si difficile. Mais parfois, par manque de temps, manque d’organisation ou manque de connaissances, tu pers pieds et tu te retrouves face à une montagne infranchissable qu’est la recherche de sponsors. Devant l’ampleur de la tâche, tu ne sais même plus par où commencer.

Pas de panique ! Démarcher des partenaires pour participer au financement de ton projet demande de la rigueur et des compétences variées. Et avec les 6 étapes que je vais te détailler, tu auras tout pour réussir ta stratégie de sponsoring, bien organiser ta prospection et décrocher tes premiers sponsors.

1. Concevoir une stratégie de sponsoring commence par clarifier ton projet sportif

Ça peut paraître évident, mais créer une stratégie de sponsoring efficace passe nécessairement par déterminer les contours de ton projet de manière claire et limpide. En effet, s’il n’est pas encore bien défini dans ton esprit, impossible qu’il le soit dans la tête de potentiels partenaires.

Pour le savoir, es-tu capable à cet instant de répondre aux questions « quoi », « quand », « combien » et surtout « comment » ?

Par exemple : « je veux participer à 4 courses des championnats de France de voile l’année prochaine, qui nécessitent un budget de 20 000€ ». Voilà pour le « quoi », « quand » et « combien ». Le « comment » représente ton planning de toutes les actions que tu prévois de réaliser pour y arriver (préparation physique, entrainements sportifs, courses préparatoires, etc.).

Si tout est déjà hyper clair pour toi, tu peux passer à l’étape n°2. Sinon je te conseille de bien lire ce qui suit, car c’est ça qui va déterminer TOUT le reste.

Ton projet à la base de ta stratégie de sponsoring

L’ensemble de la stratégie de sponsoring que nous allons créer aura pour unique but la réussite de ton projet. C’est donc primordial de ne pas partir sur une mauvaise décision.

Vide ton cerveau et écoute tes envies à toi dans un premier temps. Pas celles de tes parents, de ton coach, ni de ton meilleur pote. Réfléchis à quelles disciplines tu veux pratiquer, à quel niveau, à quelle fréquence, dans quelles conditions, etc.

Mais entre ce que tu rêves de faire et ce qu’il est réellement possible de faire, il y a peut-être un gap.

Alors dans un second temps, note les contraintes auxquelles tu es confronté, telles que ton niveau d’expérience, le budget que tu peux consacrer au projet et qui sera complété par celui des sponsors, ta disponibilité, etc. Par exemple, peux-tu facilement poser des congés pour les week-ends de compétition ? Peux-tu facilement voyager à travers la France (voire plus loin) pour t’entrainer ou faire des courses ?

Cette analyse va te permettre de peindre une image réaliste de ton projet en t’obligeant à faire des choix concrets. Ce qui aboutira à : la ou les compétitions retenues, la ou les manches courues dans chacune, et enfin un calendrier prévisionnel précis.

Etudie les aides, structures et démarches légales dont tu peux bénéficier

Une fois que tu as décidé ce que tu prévoyais de faire, renseigne-toi sur le cadre légal. Je t’invite à relire attentivement mon article sur les différences entre mécénat, sponsoring et partenariat, ça sera un bon début !

Ensuite va se poser la question de la création d’une association, qui n’est absolument pas obligatoire. J’ai écrit un article complet qui te présente les avantages et les obligations lorsque tu crées une association pour t’aider à faire ton choix.

Ensuite, tu as peut-être le droit à des aides financières ou d’autres avantages. Tu peux tout simplement commencer par faire des recherches sur internet avec comme mots clés « subvention projet sportif » pour voir. Contacte ta commune, ton département ou ta région, mais également ta fédération pour savoir s’ils proposent des aides et demande conseil à des personnes qui sont déjà passées par là.

Enfin, je te recommande la lecture de cet article de l’Agence Nationale du Sport qui récapitule divers dispositifs pour réaliser des demandes de subventions.

Tu dois maîtriser ton sujet pour faire les bons choix et en tirer tous les bénéfices lors de tes négociations avec les sponsors.

2. Définition du besoin et du budget en détails

Avant de passer à l’étape clé d’une bonne stratégie de sponsoring qu’est la prospection, tu dois savoir précisément de quel budget tu as besoin de la part des sponsors. Ça dépend bien évidemment du coût de ton projet, mais aussi de l’argent que toi-même tu peux amener au départ.

Pour atteindre un objectif de financement (et même n’importe quel objectif), il faut qu’il soit fixé et mesurable de manière concrète. Tu sais où tu vas et tu peux mesurer ta progression au fur et à mesure. « Financer mon projet » ou « payer ma saison » n’est pas un objectif, c’est un souhait, un genre de lettre au Père Noël 🎅

Commence par lister tous les postes de dépense : engagements, licence, déplacements, matériel, essence, consommables… et en faisant le total tu auras ton budget ! Tu peux incorporer aussi le coût de tes séances d’entrainement, de ton préparateur mental ou physique, ta salle de sport et toute autre dépense liée à ton projet pour éviter les mauvaises surprises.

À la fin, tu dois être en mesure de formuler ton budget de manière claire et compréhensible. Par exemple « j’ai besoin de 10 000€ dont 3 000€ pour mon équipement, 2 000€ d’essence, 4 000€ d’entretien/préparation et 2 000€ de frais de déplacement ».

Donc tu sauras que si un partenaire t’offre tout l’équipement dont tu as besoin, tu auras 3 000€ de moins à trouver ! D’où l’importance d’établir en amont une bonne stratégie de sponsoring avant de se lancer tête baissée. Car faire les choses stratégiquement te permet de mettre ton énergie dans des actions directement dirigées vers ton objectif et de ne pas perdre de temps.

3. Sponsoring et stratégie de communication

Pour officialiser ton initiative, crédibiliser ton projet, faciliter la transmission d’informations et provoquer les prises de contact, avoir un support de communication pour présenter ton projet est indispensable.

Tu pourrais expliquer précisément tout ce que tu vas faire, mais qui s’en souviendra 3 jours plus tard ? Un support permet à la personne que tu contactes de réétudier ta proposition au moment qui l’arrangera le plus.

Qu’ils soient physiques ou numériques, tous les types de supports de communication ont leur avantages et leurs inconvénients pour ta stratégie de sponsoring.

Mais garde en tête l’objectif principal pour trouver des sponsors : rendre disponible toutes les infos facilement pour attirer les personnes intéressées à te suivre, à en parler autour d’elles ou à te contacter.

Supports physiques : plaquette ou dossier de sponsoring envoyés par courrier, flyers distribués sur les salons, cartes de visites…

  • Avantages :
    • ils ne demandent pas beaucoup de temps ni de compétences pour être réalisés
    • le tarif est relativement faible si tu ne prévois pas une impression en trop grande quantité
    • de nombreux modèles tout prêts existent sur internet
  • Inconvénients :
    • une fois imprimés tu ne peux plus les modifier, tu dois donc les réactualiser au moins chaque année et ils sont périmés dès qu’une donnée change (date d’une course, nouvelle adresse, partenaires qui arrivent et qui s’en vont…)
    • même si le tarif est abordable, il faudra repayer à chaque réimpression.
    • des kilos de papiers qui finissent forcément à la poubelle l’année suivante ce n’est pas l’idéal pour l’environnement !

Supports numériques : site internet, dossier de sponsoring

Je ne mets pas les réseaux sociaux dans la liste, car ce ne sont pas des supports pour communiquer facilement l’ensemble des informations sur ton projet. Quelqu’un qui arrive en milieu de saison ne tombera jamais sur les annonces que tu as postées des mois plus tôt. Mais ils ont d’autres atouts à exploiter pour ton marketing sportif 😉

  • Avantages :
    • ils sont modifiables à l’infini, dès qu’un changement intervient (qu’il soit de ton fait ou non) tu peux les garder à jour en permanence
    • tu les as toujours et partout avec toi dans tes mails, ta Dropbox ou ton Google Drive ou ton iCloud. Tu peux facilement les partager à l’occasion d’une rencontre impromptue.
    • même si le stockage numérique participe aussi à la pollution, stocker UN document sera toujours moins néfaste pour l’environnement que l’imprimer 300 fois chaque année ! Astuce : stocke le fichier en ligne et n’envoie que le lien par mail pour éviter d’encombrer ta boîte mail et celle de tes interlocuteurs.
  • Inconvénients, pour le site internet principalement :
    • il va te demander plus de temps à mettre en place, sauf si tu le fais faire par une personne spécialisée comme moi 😇
    • il va te coûter plus cher au départ, sauf si tu apprends à le faire toi-même en suivant cette formation de création de site internet par exemple !
    • il ne faut pas négliger la maintenance de WordPress, le site demande un entretien régulier mais simple qui lui permet de rester fiable et performant sur long terme.

À toi de choisir lesquels tu veux mettre en place. Le plus important est d’uniformiser ta communication. Cela passe notamment par bien choisir la couleur de ton site web et de tes créations graphiques pour avoir un style visuel reconnaissable.

4. La prospection : étape clé de ta stratégie de sponsoring

Une fois que tu as un projet réaliste, un budget détaillé et des supports pour diffuser tout ça, tu dois planifier ta prospection.

Il s’agit souvent de la partie la plus redoutée de la stratégie de sponsoring car elle abordée avec le mauvais état d’esprit. Si tu te vois comme un mendiant auprès des entreprises, commence par changer ta vision sur le partenariat sportif. La suite n’en sera que plus facile !

Quand on a des dizaines de milliers d’euros à récolter, on a vite tendance à s’éparpiller et ne pas savoir par où commencer. Pour éviter de perdre du temps, je t’ai facilité le travail en te listant toutes les tâches que tu vas devoir accomplir pour atteindre ton objectif.

Astuce organisation : une tâche qui n’est pas planifiée n’existe pas, car tu auras toujours mieux à faire au dernier moment. Si tu veux veux vraiment avancer, bloque des plages horaire dans ton agenda (par ex: 30min ou 1h tous les jours à 19h) pour te consacrer à ta recherche de sponsors.

Identifie des idées de partenaires

C’est l’étape brainstorming où tu vas noter toutes les personnes et toutes les entreprises auxquelles tu penses. Oui ça fait beaucoup mais c’est le but, car après tu réduiras cette liste drastiquement avant de contacter tes prospects.

Pour t’aider dans l’élaboration de cette liste, j’ai créé un exercice pratique qui plaît beaucoup et qui se trouve dans mon ebook Comment trouver des sponsors pour financer son activité sportive. En résumé, note toutes les enseignes qui te viennent en tête : boutiques locales, pubs à la TV ou sur internet, marques que tu portes, produits que tu utilises, entreprises régionales, relations personnelles ou professionnelles, etc.

Attention, tu ne vas pas contacter toute la liste car ces personnes ne sont pas toutes compatibles avec ton projet. C’est l’étape suivante qui va t’aider à la déterminer. Donc il te faut une liste de départ de plusieurs dizaines d’idées pour pouvoir réaliser une sélection qualitative.

Fais des recherches et cible les entreprises les plus pertinentes

Avant de contacter une entreprise, tu dois d’abord t’assurer qu’elle est financièrement en mesure de t’aider. Ne perds pas ton temps à démarcher une entreprise en faillite ou en liquidation.

Ensuite, tu dois trouver des infos qui te permettent d’illustrer la raison qui te motive à contacter cette entreprise et pas une autre. Ça te permet de mettre des mots sur un éventuel lien logique entre toi (ou ton projet) et cette entreprise. Et plus le point commun est évident, plus ça sera facile pour toi de justifier ta démarche. Si tu as une vraie raison de t’associer à elle, alors elle en aura une de t’écouter et peut-être te sponsoriser.

Pour t’aider à choisir les meilleures entreprises pour ton projet, voici les 3 questions principales que tu dois te poser :

  1. Comment est sa santé financière (les infos sont sur societe.com) ?
  2. À quoi ressemble ses idées et sa stratégie de communication (regarde son site, ses réseaux sociaux, ses spots de pub…) ?
  3. Quelle est son actualité commerciale (événements, produits, développement…) ?⁠

Quand ce que tu trouves te plaît et que tu penses qu’une collaboration est envisageable, tu mets cette entreprise de côté pour l’étape d’après !

Si tu veux avoir une idée du nombre minimum de personnes/entreprises à sélectionner, voici un petit calcul simple : j’ai besoin de 10 000€ → je peux vouloir trouver 5 partenaires qui me donneront 2 000€ → si tu pars du principe que t’auras 1 réponse positive sur 5, tu dois contacter 25 entreprises.

Envoie une proposition personnalisée à chacune

Une stratégie de sponsoring efficace repose en grande partie sur la qualité de la proposition faite à un éventuel sponsor.

On ne propose pas la même chose à une startup dans les nouvelles technologies qu’au mécano de ton quartier ! Chaque entreprise a ses caractéristiques et ses besoins. Chaque contact est une opportunité de créer un lien et initier une future collaboration.

Tu ne peux pas tout savoir à l’avance, mais si tu fais l’effort d’imaginer une ou deux opérations concrètes qui ont un réel intérêt pour l’entreprise, tu as 9 chances sur 10 d’attirer l’attention et provoquer le dialogue. Alors tu pourras demander directement à ton interlocuteur quels sont ses besoins pour affiner tes idées et optimiser ta proposition.

Tu manques d’inspiration ? Je te donne 3 idées de contreparties originales dont tu peux t’inspirer.

Je ne vais pas détailler ici la méthode pour contacter les entreprises. Mais n’hésite pas à suivre mes conseils pour rédiger une bonne demande de sponsoring et attirer l’attention des sponsors.

5. Le contrat de sponsoring pour officialiser les engagements

Sujet aussi vaste qu’important ! Pour plein de raisons, le contrat de sponsoring est primordial et tu dois vraiment signer une convention de partenariat avec tes sponsors.

L’objectif est simple : garder une trace écrite de l’accord et des engagements pris entre toi et le partenaire. Chacun est alors au courant de ce que l’autre attend. Ce qui permet ainsi de stopper la relation si l’un ou l’autre décide de revenir sur ses engagements… ou d’éviter de s’engager avec des gens qui ne sont pas sérieux.

Si tu veux un modèle tout prêt, il y en a un à télécharger dans l’article 😉

6. Respect des engagements et fidélisation

Enfin, l’efficacité de ta stratégie de sponsoring tient en grande partie à la confiance que tu vas développer avec tes partenaires. Ce n’est pas parce qu’un contrat est signé que le travail s’arrête. Tu t’es engagé à fournir des services, tu dois maintenant t’organiser pour respecter tes engagements. Ces tâches devront faire partie de ton planning au même titre que ta préparation sportive.

Promettre des tas de choses et faire le mort ensuite car t’es trop occupé dans ta routine de course et d’entrainements, c’est pas envisageable. Je parle régulièrement des sponsors malveillants, mais des athlètes fantômes qui disparaissent dès qu’ils ont eu leur chèque ça existe malheureusement aussi. J’en ai eu la preuve dans mon ancien job.

Bien sûr, les aléas de la vie et les moments difficiles existent. Si tu te retrouves en galère, ton sponsor est humain et comprendra, à condition que tu lui expliques avec honnêteté les complications que tu peux vivre. Il attendra alors de toi un dialogue pour trouver des solutions ensemble et que tu fasses de ton mieux.

Enfin, si la moitié de tes sponsors renouvellent le partenariat l’année suivante, tu en auras 2 fois moins à trouver ! Alors ne néglige pas tes sponsors actuels : chouchoute-les au quotidien en plus de respecter tes engagements. Non seulement tu gagneras du temps et de l’argent car ils seront plus enclins à augmenter leur aide. Mais surtout tu vas nouer de belles relations de confiance et de complicité qui rendront l’aventure encore plus belle.

Stratégie de sponsoring personnalisée : ton planning de prospection pour trouver des sponsors

Tu connais maintenant toutes les étapes nécessaires pour concevoir et réussir ta stratégie de sponsoring. Pour passer à l’action et bien organiser ta prospection, il ne te reste qu’à planifier ces 6 étapes dans ton agenda, et t’y mettre !

Voici un exemple de planning que tu peux mettre en place sur 2 mois pour mettre en place ta stratégie de sponsoring et t’aider à trouver des sponsors :

À faire une fois au début :

  • 1ère semaine : définition précise des contours de ton projet sportif et recherche sur les aides et subventions auxquelles tu as le droit
  • 2ème semaine : établissement de ton budget détaillé avec un montant à trouver auprès des sponsors
  • 3ème semaine : création de tes supports de communication. Si tu peux le faire toi-même, let’s go ! Sinon prends contact avec des professionnels pour lancer les projets de création.

À réitérer jusqu’à ce que tu aies assez de réponses positives pour boucler ton budget :

  • 4ème semaine : brainstorming des idées de potentiels partenaires. Si pendant une semaine tous les soirs du lundi au vendredi tu notes 20 idées d’entreprises sur une feuille, t’en as 100 à la fin de la semaine !
  • 5ème semaine : les recherches pour sélectionner les entreprises les plus pertinentes. Si tous les soirs tu t’occupes de 5 entreprises de ta liste et que t’en sélectionnes une qui te semble la plus légitime à contacter, à la fin de la semaine tu as une nouvelle liste de 5 entreprises ciblées et pertinentes à contacter.
  • 6ème semaine : si tous les soirs tu choisis 1 entreprise de ta nouvelle liste, construis une proposition personnalisée et contacte-la. A la fin de la semaine tu auras envoyé 5 demandes de partenariat personnalisées et qualitatives.

Au fil de l’eau :

  • réponds, relance et crée les contrats de partenariat au fur et à mesure que les négociations avancent.
  • planifie les actions que tu dois réaliser pour/avec tes sponsors tout au long de l’année
  • maintiens le lien avec tes sponsors en leur envoyant une newsletter de tes avancées, résultats ou actualités.

Grâce à cette stratégie de sponsoring, j’ai eu de nombreux retours positifs de pilotes qui ont réussi à trouver des sponsors alors je sais que toi aussi tu en es capable !

Et si tu as du mal à t’organiser au quotidien pour trouver du temps pour ta recherche de sponsors, tu peux consulter mon article : Comment être sponsorisé : 7 astuces de productivité appliquées au sponsoring sportif.


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