Comment contacter des sponsors : le guide complet pour réussir tes prises de contact

Si tu as déjà pensé à contacter des sponsors, tu t’es alors probablement posé plein de questions. Quand les contacter, par quels moyens, à qui parler, à quelle fréquence relancer… Et tu as sûrement eu peur de faire des erreurs, de faire pile ce qu’il ne faut pas. Contacter l’entreprise au mauvais moment, joindre une personne non qualifiée, ou encore utiliser le mauvais moyen de communication…

La prospection n’étant déjà pas un exercice facile, pas évident d’inspirer confiance dans ces conditions. Alors peut-être que tu n’as finalement jamais sauté le pas d’envoyer ta première demande de sponsoring !

Si tu te reconnais, tu es au bon endroit. Je vais te donner les astuces pour faire le meilleur choix en fonction de ta personnalité, mais aussi de ton interlocuteur. Suis-moi et découvre comment contacter de futurs sponsors de manière efficace et mettre toutes les chances de ton côté d’avoir des réponses.

Bien se préparer à contacter des sponsors pour un partenariat

Avant de contacter des sponsors, la première étape essentielle est d’enquêter sur plein d’entreprises pour sélectionner les marques que tu vas démarcher.

Imagine que tu te rendes à une soirée où tu ne connais personne. Autour de toi, tu vois 3 personnes. Une grande et sportive avec le t-shirt d’une équipe connue et qui raconte son dernier entrainement. Une qui bouge sur la musique et qui parle du dernier concert de Bruno Mars qu’elle a adoré. Et la 3e qui fait signer des pétitions pour lutter contre l’organisation d’une corrida le mois prochain. Naturellement, tu auras plus d’affinité avec l’une ou l’autre de ces personnes pour discuter le reste de la soirée.

Eh bien avec les sponsors c’est exactement pareil ! Si tu veux créer une bonne relation, vous devez avoir des choses en commun. Donc pour commencer, identifie les entreprises qui collent le mieux avec ton univers sportif. Pose-toi des questions comme : est-ce que leurs valeurs correspondent aux tiennes ? Est-ce qu’ils sont impliqués dans des domaines qui te passionnent ? Fais tes recherches en explorant leur histoire, projets et collaborations avec d’autres athlètes pour obtenir un maximum de renseignements.

Une fois que tu as une liste d’entreprises, choisis-en une et travaille ta proposition de valeur. La clé est de viser la pertinence et l’authenticité pour favoriser le rapprochement. Je ne vais pas détailler cette partie ici, car j’ai écrit un article complet avec un modèle de lettre de demande de sponsoring que je t’invite à (re)lire 😉

Après avoir préparé ton accroche et ton argumentaire, tu seras prêt·e à passer à la prochaine étape : choisir le moment idéal pour entrer en contact.

Choisir le bon moment pour contacter des marques

Pour que ton interlocuteur prenne le temps d’étudier ta demande, il faut essayer d’être au bon endroit au bon moment. À la fois pour toi, mais aussi pour le sponsor.

Côté sponsors, évite les périodes de saturation liées à leur activité (d’où l’importance de bien se renseigner avant). Imaginons que tu sois un cycliste et que l’on soit en plein dans le Tour de France. Les sponsors et les équipes seront plongés dans l’effervescence de l’événement, ce qui les rend nettement moins réceptifs à de nouvelles opportunités. De plus, les périodes de fin d’année/Noël et de bilans annuels sont également moins propices à la prise de contact.

De ton côté, regarde les moments clés de ta saison sportive en termes de compétitions, mais aussi d’entrainements ou de stages de préparation. Par exemple, pour un skieur, l’approche de la saison hivernale serait pertinente pour attirer l’attention des sponsors intéressés par les sports de glisse.

D’une manière générale, il vaut mieux contacter des sponsors quelque temps avant une période d’activité, qu’avant une longue période où tu vas rester chez toi à faire du crossfit ou de la mécanique dans ton garage.

Je reconnais volontiers qu’il n’est pas facile de composer entre une bonne anticipation et un moment plus opportun. Alors retient une chose : fais au mieux.

Il vaut mieux tenter le coup et ainsi avoir une chance de réussite, que ne rien envoyer et avoir 100% de chance de ne pas avoir de réponse. Si tu as besoin de partenaires rapidement, le meilleur moment pour contacter des sponsors, c’est maintenant !

Une fois que tu auras identifié la période idéale, passons au choix des canaux de communication les plus appropriés.

Quels moyens de communication utiliser pour contacter des sponsors ?

Les e-mails sont un choix classique, mais ils ont certains inconvénients et ne conviennent pas forcément à tout le monde. Alors n’hésite pas à explorer d’autres options.

Passons en revue les moyens de communication adéquats pour contacter des marques pour du sponsoring.

Solliciter un futur sponsor par e-mail

Avec l’e-mail, tu ne prends presque aucun risque. Tu peux préparer ton texte soigneusement à l’avance, mais également ajouter des liens vers ton site web, ton dossier de sponsoring sportif ou tout autre élément qui te semble pertinent.

Ne néglige surtout pas l’objet du mail, car c’est la 1ère chose que le destinataire va lire. Je te donne tous mes conseils pour rédiger un bon objet et un mail efficace dans cet article.

Attention cependant aux quelques pièges à éviter :

• Le mail ne doit pas être trop long ! Synthétiser représente un exercice difficile, mais ça augmente significativement les chances que ton mail soit lu et lu rapidement.
• Attention au poids des pièces jointes. Un mail trop lourd peut être bloqué par certaines boîtes de réception professionnelles (par mesure de sécurité) voire finir en spam, et sera pénible à ouvrir, surtout en déplacement ou avec une mauvaise connexion. Pour toutes ces raisons, privilégie plutôt des liens que des fichiers joints.
• Soigne l’orthographe ! La plupart des dirigeants considèrent que les fautes nuisent à leur image. Il existe des quantités de correcteurs orthographiques, ça serait dommage de te tirer une balle dans le pied aussi bêtement…

Approcher une marque via les réseaux sociaux

Les médias sociaux font désormais partie de la stratégie marketing de la grande majorité des marques. Et ces plateformes permettent d’interagir de plus en plus facilement avec des entreprises qui recherchent la proximité avec leurs clients.

Mais l’espace d’échange reste très limité, et ce n’est généralement pas le community manager qui pourra prendre une quelconque décision quant à ta démarche. Par contre, c’est une bonne solution pour récolter les coordonnées du bon contact au sein de l’entreprise.

D’ailleurs, si tu trouves le profil d’un commerçant de quartier, ça peut être une bonne solution pour convenir d’un rendez-vous.

Évidemment, assure-toi que l’entreprise soit active sur le réseau sur lequel tu la contactes. Si elle ne répond à aucun commentaire ou que le dernier post a plus de 6 mois, il y a peu de chances que tu récoltes des informations par ce biais.

Contacter des sponsors par téléphone

J’ai plusieurs fois reçu des messages me demandant si une prise de contact par téléphone ne serait pas mieux perçue pour du sponsoring qu’un mail qui risque de finir aux oubliettes.

Dans un premier temps, si tu veux prendre contact avec les commerces de ton quartier, évite au maximum le téléphone ! Tous, sans exception, apprécient le contact physique et sont, comme tout le monde, innondés d’appels indésirables.

Au téléphone, tu devras faire face à deux difficultés majeures.

La première, c’est d’arriver à convaincre la personne de t’écouter au moment où tu appelles. Là où le mail peut être lu après avoir terminé de traiter un dossier urgent, le coup de fil est intrusif. Il peut déranger l’interlocuteur dans son travail et donc ne pas le mettre dans de bonnes dispositions pour t’écouter.

La seconde est qu’il faut connaître les points clés de ton argumentaire sur le bout des doigts et être à l’aise à l’oral pour répondre aux objections et rebondir instantanément dans la conversation. Un manque d’assurance se ressent rapidement, et une remarque un peu froide peut te faire perdre tes moyens. Avec une mauvaise accroche, la conversation peut aussi tourner très court (pense au dernier appel que tu as reçu pour te vendre un nouveau forfait mobile incroyable).

En revanche, l’appel téléphonique a des avantages pour contacter une PME ou grande enseigne où tu ne peux pas débarquer à l’improviste. Il offre une opportunité d’interaction, la possibilité de créer une conversation et de poser des questions pour obtenir le bon contact. Sans oublier l’intonation de la voix qui peut mettre en avant ton dynamisme ou ta bienveillance. Si l’oral est l’un de tes points forts, alors fais-en un avantage en engageant la discussion.

Je n’ai pas parlé des textos, mais ne contacte jamais un futur sponsor par SMS, même s’il t’a donné son numéro de portable. À moins qu’il ne soit à l’initiative du premier message, bien sûr.

Prospecter des entreprises en faisant du porte-à-porte

Vous êtes nombreux à prendre votre courage à deux mains et à frapper aux portes des commerçants de votre ville, press-book sportif sous le bras.

Il s’agit de la méthode la plus appréciée par les commerçants de proximité, à condition de suivre les bonnes pratiques pour nouer des partenariats locaux. Dans la mesure où certains n’ont peut-être pas d’adresse e-mail, ni de site web ou réseaux sociaux, tu n’auras pas le choix ! Ton discours doit être clair et concis, tout en s’adaptant à chaque interlocuteur. Si ce n’est pas le bon moment, prends rendez-vous pour une prochaine entrevue.

Pour démarcher de plus grands magasins, ne t’attends pas à tomber du 1er coup sur l’interlocuteur adapté et disponible. Tu dois également t’adapter aux horaires d’ouverture, ce qui rend la prospection parfois plus laborieuse.

Mais si tu préfères un 1er contact contact réel plutôt qu’écrit, profites-en pour te présenter, laisser ta carte de visite, recueillir les coordonnées de la bonne personne et surtout prendre un rendez-vous à un moment qui te sera 100% dédié.

Démarcher des partenaires par courrier postal

À l’heure où le numérique et la rapidité sont devenus la norme, qui prend encore le temps d’envoyer des lettres ou des cartes postales ? Un mail ou un Whatsapp demande tellement moins d’efforts… Eh bien pour mes vœux, j’ai décidé de réserver ce canal de communication privilégié à mes clients, qui sont souvent ravis de cette attention particulière !

Par sa nouvelle rareté, le courrier a désormais d’autant plus de valeur, s’il est unique et personnalisé bien sûr. Pour une demande de sponsoring, je vois deux manières de l’utiliser auprès des entreprises ans lesquelles tu ne peux pas te rendre facilement.

La première, en prise de contact avec une petite carte manuscrite et un flyer de présentation qui accompagne une lettre imprimée plus complète, reprenant la structure d’une demande de sponsoring. La seconde, en relance après un ou deux mails restés sans réponse, avec un texte court incitant à aller voir les mails. Accompagne ton courrier d’une ou deux photos de ta dernière compétition ou d’un événement avec un autre partenaire.

Contacter des sponsors par courrier est bien sûr plus chronophage et coûteux qu’une correspondance virtuelle. À toi donc de voir comment tu gères ta stratégie de recherche de sponsors et si tu penses avoir les ressources pour mettre cela en place.

Quoi que tu choisisses comme moyen de contact, assure-toi que ton message soit clair et personnalisé, car on n’oublie jamais une première impression, qu’elle soit bonne ou mauvaise. Alors surtout, évite les formulations génériques qui donnent l’impression que tu envoies la même chose à tout le monde, et ajoute de l’authenticité et de la générosité. Pour en savoir plus, je te renvoie vers mon article sur les 5 astuces pour démarcher un sponsor.

La prochaine étape ? Trouver le nom et les coordonnées du meilleur interlocuteur.

Trouver la bonne personne à contacter pour un partenariat

Dénicher le bon contact à qui adresser ta demande de sponsoring augmente tes chances d’avoir une réponse rapide et pertinente. Et donc d’initier un début de relation entre vous.

Commence par explorer le site web de l’entreprise. Souvent, tu peux trouver une section “Contact” ou “Équipe” qui révèle les noms et les rôles des membres clés. Si rien n’est clairement indiqué, tu peux très bien contacter tes futurs sponsors via le formulaire de contact, s’il propose une catégorie “Demande de partenariat”. Ton message sera directement dispatché à la bonne personne.

Parfois, les grosses entreprises possèdent deux sites : un site commercial et un site institutionnel. C’est sur le site institutionnel que tu as le plus de chance de trouver des informations de contact. Pense également à télécharger d’éventuels dossiers de presse ou présentations PDF. Ils contiennent souvent des coordonnées de responsables RSE ou marketing.

Autre solution : tape le nom de l’entreprise sur LinkedIn et utilise le filtre “Personnes”. Tu auras ainsi une liste de contacts travaillant dans la société qui peuvent te servir d’intermédiaire avec l’interlocuteur idéal. Tu peux même les ajouter à ton réseau pour établir un lien plus direct et engager la conversation.

Et si, malgré tes recherches, tu ne trouves rien, un message sur les réseaux sociaux de l’entreprise (où elle est active) ou un petit coup de fil devrait te permettre d’obtenir les coordonnées de la personne en charge des partenariats.

Attention, les profils qui gèrent les collaborations et le sponsoring n’ont pas toujours le même intitulé selon les entreprises. Voici quelques exemples de titres de postes que tu peux solliciter :

• Responsable RSE
• Responsable Communication
• Responsable Marketing
• Responsable Partenariat

Relances et échanges avec les entreprises pour du sponsoring

Maintenant que ton message est parti, le suivi régulier montre que tu es sérieux·se dans ta demande. Imagine que tu cherches à marquer un but, mais le gardien bloque. Qu’est-ce que tu fais ? Tu t’adaptes, tu réajustes ta frappe et tu réessayes. C’est pareil lorsque tu cherches à contacter des sponsors. Si tu ne reçois pas de réponse rapide, ne te décourage pas. Une relance stratégique peut faire toute la différence.

Tu peux envoyer une première relance au bout d’environ une semaine pour vérifier si ton message a été reçu. Mentionne brièvement les points clés de ta proposition et réitère ton intérêt à discuter davantage.

Si tu ne reçois toujours pas de réponse, rien n’est perdu. Chaque obstacle est une chance de montrer ta détermination. Tu peux réaliser une deuxième relance, en respectant un délai raisonnable de 2 à 3 semaines après la première relance. Pense à ajuster légèrement ton message pour montrer que tu es toujours engagé et que tu as de nouvelles idées à partager.

La recherche de sponsors est comme un jeu, tu ne peux pas gagner à tous les coups. Et certains “non” peuvent se transformer en opportunités en suivant quelques bonnes pratiques en cas de refus. Une chose est sûre : le respect et la persévérance sont la base pour développer des interactions avec de futurs partenaires.

Mode d’emploi pour contacter des sponsors de manière efficace et concluante

Entrer en contact pour la première fois avec de potentiels sponsors pour développer ton projet sportif peut paraître compliqué. Mais en adoptant la bonne approche pour chaque entreprise, tu maximises tes chances de réussite.

Tout d’abord, te préparer minutieusement en sélectionnant bien les entreprises et en travaillant sur ta proposition de valeur te permettra de créer une base solide pour ta première approche. Choisis ensuite le bon moment pour initier l’échange, en tenant compte de ton planning sportif, mais aussi et surtout des contraintes du potentiel partenaire. Que tu décides de passer par un e-mail, les réseaux sociaux, le téléphone, ou même par courrier postal, chacun de ces moyens de communication a ses avantages et inconvénients, alors choisis celui qui te correspond le mieux. Réserve cependant le téléphone aux plus grandes structures, pour récolter le bon contact ou fixer un rendez-vous.

Dans tous les cas, l’authenticité et la personnalisation sont des éléments clés pour établir des relations durables avec les entreprises. Sois également persévérant·e dans tes relances, chaque interaction compte et peut mener à de nouvelles opportunités.

N’oublie pas que la générosité et l’intérêt pour l’entreprise sont au cœur d’une relation de sponsoring réussie. En construisant des partenariats basés sur la confiance et la collaboration, tu pourras non seulement obtenir le soutien financier dont tu as besoin, mais également contribuer au succès et au retour sur investissement de tes sponsors.

En sponsoring, la clé du succès au moment de contacter des sponsors se résume en 3 mots : préparation, personnalisation et persévérance.

À présent, il est temps de passer à l’action en mettant en application tout ce que tu viens d’apprendre. À toi de jouer !

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