Structure et modèle de lettre de demande de sponsoring

La lettre de demande de sponsoring n’est pas là pour te rapporter du budget. Elle sert de point d’entrée pour établir une conversation qui débouchera peut-être sur un appel, un RDV ou un partenariat.

Lorsque tu auras compris cette logique, tu auras déjà fait un grand pas en avant sur l’état d’esprit à avoir dans ta recherche de sponsors.

La prospection par email s’est démocratisée. La quantité de mails reçus a explosé alors que la qualité des demandes a largement baissé (copiés/collés, pas de personnalisation…). Aujourd’hui tout le monde en a marre de recevoir les mêmes lettres de demande de sponsoring égocentrées.

Pour te démarquer et obtenir quelques précieuses minutes du temps de ton destinataire, les codes ont changé. Je t’ai préparé un modèle de lettre de sponsoring téléchargeable en fin d’article. Mais avant, je voulais te rappeler quelques conseils importants qui te guideront vers une recherche de sponsors plus efficace et plus agréable !

Les 10 commandements de la prospection avant d’envoyer une lettre de demande de sponsoring

Avant même de te lancer dans la rédaction de ta prochaine lettre de demande de sponsoring, commence par vérifier que tu as une bonne stratégie de prospection.

En effet, lorsque tu cherches des sponsors pour t’aider à financer une saison sportive, ton association ou encore un événement, garde toujours en tête les 10 conseils suivants. Et ce quel que soit le type de parrainage que tu sollicites : mécénat ou sponsoring.

1/ Ne prends jamais un non ou un refus personnellement

Ta proposition ne collera pas avec toutes les marques que tu contacteras, et tu recevras forcément des refus. Mais c’est un “non” à ta proposition et ça ne remet en aucun cas en cause ton projet ni ta propre personne. Ça ne fait jamais plaisir, mais prendre du recul t’aidera à mieux gérer les refus et peut-être les transformer en opportunités.

2/ Ne bâcle jamais une 1ère prise de contact

On dit, à juste titre, qu’on n’a qu’une seule chance de faire une bonne 1ère impression. Je te promets que vouloir gagner du temps en écrivant un plus grand nombre de lettres de demande de sponsoring plutôt que s’attarder sur 2 ou 3 est un mauvais calcul. La qualité est devenue indispensable pour réussir à mettre le pied dans la porte de personnes déjà débordées. Alors pour mettre toutes les chances de ton côté, apprends à contacter les sponsors de manière efficace, c’est-à-dire au bon moment, solliciter la bonne personne via le bon canal de communication.

3/ Sois clair sur l’objectif de ta lettre de demande de sponsoring

Encore une fois, personne ne te donnera du budget sur une simple demande écrite. Ta lettre de demande de sponsoring sert à engager la conversation pour avoir l’opportunité de créer une relation d’échange. Demande-toi toujours quelle est la prochaine action que tu veux avoir avec la personne : un appel téléphonique, une visio, un RDV physique… Et rédige ton appel à l’action en conséquence.

4/ Crois à fond dans ta valeur en tant que personne

Tu ne sais peut-être pas encore précisément ce que tu vas réaliser pour le partenaire, mais tu possèdes une histoire, des compétences et des qualités comme chaque être humain. Et ça fait de toi une personne de valeur capable de réaliser un grand nombre de choses plus ou moins complexes selon tes domaines de prédilection. Si tu ne crois pas que tu peux répondre à un besoin, ça va se ressentir. Un sponsor ne te demandera pas un travail de docteur en physique quantique, alors détends-toi 😉

5/ Sois sincère, direct et réaliste

Attention à ne pas enjoliver les choses ni promettre la lune pour obtenir un partenariat. Car si tu ne fais rien de ce qui est prévu, ça n’engendrera que de la déception, de ton côté comme celui du sponsor. En revanche, l’honnêteté est souvent récompensée, alors parle avec ton cœur, tes tripes et ne fais pas de sur-promesses.

6/ N’oublie pas que nos décisions sont avant tout guidées par nos émotions

Un sponsor qui a le choix peut tout à fait décider de suivre un sportif moins connu parce qu’il aura eu un bon feeling et qu’ils auront des valeurs en commun. “On achète à quelqu’un avant d’acheter quelque chose” alors ce qui est sur le papier a de l’importance, mais jamais autant que la relation que tu pourras créer avec un potentiel futur partenaire.

7/ N’aies pas peur de relancer

Un mail unique a peu de chance d’aboutir du 1er coup, même si la personne est intéressée. Pourquoi ? Car il ne sera jamais prioritaire sur son travail et ses missions internes. Il suffit parfois d’une petite relance pour remonter ta lettre de demande de sponsoring en haut de la pile. Si tu n’as pas de réponse, je te conseille de relancer 2 fois, au bout d’une semaine puis 2 ou 3 semaines plus tard.

8/ Reste critique sur la qualité de tes lettres de demande de sponsoring (et appels)

En tout premier lieu, tu peux te poser 2 questions :

• “est-ce que si je reçois ce mail j’y répondrais ?” -> si la réponse est non, tu dois améliorer !
• “est-ce que je peux envoyer ce mail à plusieurs entreprises en changeant juste le nom et le métier/secteur ?” -> si la réponse est oui, ce n’est clairement pas assez personnalisé !

Ensuite, observe tes résultats au bout d’un mois. Et fais des changements pour voir si une formulation différente fonctionnerait mieux.

9/ Prépare des réponses aux objections courantes que tu reçois

Par exemple, on reproche souvent aux sports mécaniques leur impact écologique. Je réponds à ça en parlant des innovations technologiques introduites en compétition, véritable moteur de développement, et dont nous bénéficions ensuite au quotidien. La recherche de la performance, de la sécurité, l’amélioration des matériaux, la réduction de la consommation ou le développement de carburants alternatifs, sont autant de progrès qui se retrouvent ensuite accessibles au grand public.

À ce sujet, je te conseille l’excellente vidéo de MargauxGP sur la protection de l’environnement en MotoGP.

10/ Prends la prospection comme un jeu

Dans un jeu, comme en compétition, on ne gagne pas à tous les coups. Alors, on s’entraine plus, mieux, peut-être différemment en fonction de nos observations. On n’arrête jamais d’apprendre, d’essayer et de donner le meilleur. Découvrir de nouvelles personnes et de nouveaux projets n’est pas désagréable. C’est juste un peu stressant au début. Mais prendre le départ d’une course aussi, c’est stressant !

Comment rédiger une bonne lettre de demande de sponsoring ?

Avant toute chose, il y a selon moi deux types de lettres de demande sponsoring quand tu es en quête de financement. Celle où tu annonces directement le budget que tu souhaites, et celle où tu ne donnes pas de chiffre.

Le premier cas a deux avantages : gain de temps et prise de décision facilitée. En revanche, il ne faut pas l’utiliser n’importe comment. C’est très pertinent si tu sollicites une entreprise directement liée à l’une de tes dépenses. Par exemple, tu sollicites une marque de compléments alimentaires et tu sais que tu consommes pour 1000€ de produits sur la saison. C’est donc logique de leur proposer directement de répondre à ce besoin de manière financière ou matérielle. Ensuite, il faut que tu sois confiant·e sur la valeur des actions que tu proposes. Et enfin, je te recommande vivement d’avoir un ou deux marqueurs de crédibilité pour justifier la légitimité de ta demande. Par exemple le témoignage d’un partenaire, ou une preuve concrète d’une opération que tu proposes déjà réalisée avec succès (photos, vidéos, articles…).

Le second cas est plus simple, et recommandé si tu as peu d’informations sur les objectifs de l’entreprise malgré tes recherches. Sans objectifs ou actualités, difficile d’imaginer une contrepartie bien ciblée et donc de justifier un budget. Alors, mieux vaut solliciter un entretien pour avoir l’occasion d’en apprendre plus.

Dans tous les cas, évite absolument les formules vagues du style “un don à la hauteur de vos moyens” (en plus tu ne demandes pas un don, tu veux une rémunération en échange d’un travail !) qui font partie des 3 erreurs à éviter pour rédiger une bonne demande de sponsoring.

Si t’es pressée·e, tu peux te rendre dès maintenant en bas de l’article pour télécharger le modèle de lettre de demande de sponsoring. Mais les conseils qui suivent, pour apprendre à bien la personnaliser et optimiser ta recherche de sponsors, te seront bien utiles !

La structure du message de la lettre de demande de sponsoring

Pour rédiger une bonne lettre de demande de sponsoring, tu dois respecter la structure suivante que je vais détailler juste après :

• objet du mail
• introduction personnalisée
• proposition de valeur simple et direct
• jauge de crédibilité si possible
• appel à l’action clair

Elle doit être la plus courte possible et aller droit au but pour faire gagner un maximum de temps à ton interlocuteur. Commençons à décortiquer une lettre-type pas à pas.

L’objet d’email

L’objet de ton mail est la 1ère chose que le destinataire va lire. À partir de là, il va décider s’il clique pour ouvrir le mail, et s’il le fait maintenant ou plus tard. C’est un élément clé parmi les plus importants.

Pour améliorer le taux d’ouverture, l’objet doit être relativement court. Évite les émojis qui ne s’afficheront pas toujours bien sur mobile. N’utilise pas non plus de grandes expressions marketing avec des mots forts (“urgent”, “important”…) ni les mots “sponsoring” ou “partenariat” qui font se demander que va-t-on encore me réclamer, ou tout simplement fuir.

Exemple d’objets simples et efficaces pour une lettre de demande de sponsoring :

– “Prise de contact”
– Nom de l’entreprise X ton prénom : “YelloWeb Marine X Sophie”
– Collaboration Nom de l’entreprise X ton prénom : “Collaboration YelloWeb Marine X Sophie”

L’introduction personnalisée

Garde à l’esprit que les messageries affichent un aperçu de la 1ère phrase juste après l’objet du mail. Reste donc toujours simple et direct. Oublie les “j’espère que vous allez bien”, “j’espère que vous avez passé de bonnes vacances”, “je me permets de prendre contact avec vous…” (plus long tu meurs).

Ton introduction doit poser le contexte de ta demande en établissant rapidement un lien avec le sponsor. Tu dois répondre de manière synthétique à la question : “pourquoi je contacte cette entreprise plutôt qu’une autre”. Ou formulé autrement “pourquoi moi, pourquoi maintenant”.

Cela permet deux choses primordiales :

• parler du potentiel futur partenaire avant de raconter ta vie (il te connaît pas, pourquoi ça l’intéresserait ?)
• lui donner une bonne raison de s’intéresser à ta demande, de lire la suite et éventuellement te répondre.

Exemples :

– J’ai vraiment apprécié votre interview sur [sujet, journal/radio/chaîne TV] car [raison]. J’ai donc saisi l’occasion pour vous contacter.

– Lors d’un échange récent avec [personne, poste dans l’entreprise ou rôle en lien], il/elle m’a suggéré de vous contacter à propos de [actu entreprise/domaine de compétences].

La proposition de valeur à intégrer dans ta lettre de demande de sponsoring

La proposition de valeur comporte deux parties.

D’abord ta présentation en une ou deux phrases max. Voici enfin le moment où tu vas pouvoir parler un peu de toi et de ce que tu fais. Mais un conseil : ne cherche pas à impressionner avec du jargon ou un palmarès long comme le bras. Reste efficace en sélectionnant les éléments les plus pertinents. Imagine que tu t’adresses à une marque d’accessoires pour bébés, c’est intéressant de préciser que tu es papa ou maman (si c’est vrai bien sûr !). Dis que tu es botaniste de profession si tu contactes une organisation de ce secteur. Bref, normalement tu as compris l’idée.

Puis vient ce que tu penses apporter à ton interlocuteur, en restant toujours le plus concret possible (bannis la fameuse visibilité par pitié). Mentionne au moins un avantage que le sponsor pourrait tirer de son association avec toi. Il peut s’agir d’augmenter ses ventes, d’obtenir de la publicité, d’accéder à un public cible, de possibilités de réseautage, etc.

Exemple :

Je m’appelle [prénom], je suis [pilote, alpiniste, nageur…] en [niveau, catégorie, championnat]. Étant [élément différenciant], je suis particulièrement concerné·e par [promesse de vente/valeurs de l’entreprise] que vous transmettez puisque je [exemples].
Dans le cadre de [objectif/actu entreprise], j’aimerais vous proposer une collaboration afin de vous permettre de réaliser [exemples de bénéfices concrets].
Dans ce but, je vous propose mes services à travers des opérations telles que :
[1 ou 2 exemples de contreparties personnalisées pertinentes]*
En contrepartie, pour participer à [type de dépense si possible liée au secteur de l’entreprise] dans le cadre de mon projet, je souhaiterais obtenir une rémunération à définir avec vous.

* partie fortement recommandée dans le cas d’une demande chiffrée, facultative si tu manques vraiment d’infos pour proposer quelque chose de concret et pertinent

La jauge de crédibilité (facultatif)

À cette étape, ton interlocuteur se demande probablement “pourquoi je lui ferais confiance ?“

Si tu as des éléments qui peuvent appuyer ton expertise, tes compétences, ton professionnalisme ou encore ta notoriété, c’est exactement le moment de choisir les meilleurs. Encore une fois, reste pertinent·e en sélectionnant une ou deux infos les plus efficaces dans le contexte de cette lettre de demande de sponsoring.

Exemples :

– J’ai déjà travaillé avec [X] et [Y] pour [bénéfice que tu proposes].
– Vous trouverez sur cette page [lien] de mon site internet une revue de presse regroupant les divers articles qui ont relayé mon projet et mes partenaires.
– Vous trouverez dans cet article [lien] de mon site internet un exemple concret de la mise en place de [opération que tu proposes] pour [nom du partenaire].

Conclure une lettre de demande de sponsoring avec un appel à l’action clair

Comme je te l’ai expliqué au début, ta lettre de demande de sponsoring n’est pas là pour te rapporter directement du budget. Même en annonçant un chiffre, la décision demandera réflexion de la part de l’interlocuteur et certainement des informations complémentaires.

Ta meilleure chance est donc d’engager la conversation, créer une relation que tu essayeras de développer en découvrant un nouvel univers. Celui de la personne que tu contactes.

Je te recommande donc de toujours terminer ta lettre de demande de sponsoring par une question pour déclencher un échange ou une action. Enfin, n’oublie pas de laisser un lien vers ton dossier de sponsoring et d’ajouter une formule de politesse.

D’ailleurs, si tu ne sais pas trop à quoi ça sert ni quoi mettre dedans, j’ai écrit un article complet sur le press-book sportif !

Exemple :

[objectif identifié] est-il un sujet pour vous à court ou moyen terme ? J’ai réfléchi à certaines actions que j’aimerais vous présenter, et adapter pour coller à vos besoins réels. Êtes-vous disponible pour un [appel, RDV, visio…] d’environ [durée, essaye de ne pas dépasser 30min] d’ici [deadline d’une semaine] ?

Toutes ces parties sont regroupées dans l’exemple de lettre de demande de sponsoring que je te propose au téléchargement en fin d’article.

Plan d’action pour réussir tes demandes de sponsoring

La prospection n’est pas une action one-shot, mais une démarche sur le long terme. Envoyer quelques lettres de demande de sponsoring et attendre que les “oui” tombent ne fonctionne malheureusement pas !

Comme en sport, c’est la régularité qui paye. Selon le budget que tu recherches et le temps dont tu disposes, il faut adapter tes envois de lettres de demande de sponsoring. Tu peux par exemple en envoyer 2 par semaine si tu es en avance. Mais passer à 4 ou 5 si tu es encore loin du compte niveau budget et que la deadline se rapproche à grands pas.

Qui dit travail sur le long terme, dit persévérance. Ne te décourage pas au bout de 2 semaines si tu n’as pas de résultat. Applique une logique d’amélioration constante pour tester différentes choses et optimiser l’efficacité de tes lettres de demande de sponsoring au fil du temps.

Par exemple, si au bout d’un mois, tu as eu moins de 50% de réponses (qu’elles soient positives ou négatives), tu peux essayer de changer l’objet du mail. Si tu as des réponses, mais qu’elles sont toutes négatives, ta proposition de valeur n’est probablement pas assez claire, tu peux essayer une formulation différente.

Les outils pour améliorer tes lettres de demande de sponsoring

Tu as écrit une lettre de demande de sponsoring sportif synthétique et personnalisée, dont tu es satisfait·e. Maintenant, tu t’apprêtes à l’envoyer. Avant de cliquer sur le bouton, je t’invite à découvrir les quelques outils suivants qui te seront bien utiles. Que ça soit pour ta crédibilité ou pour booster ton efficacité.

Les correcteurs d’orthographe (et de grammaire, conjugaison, coquilles…)

Je t’en conjure, utilise un correcteur d’orthographe sur ton texte avant de l’envoyer ! Il existe de nombreuses applications en ligne et même des extensions pour les navigateurs qui corrigeront ton texte. Que tu l’écrives dans un Google Doc ou directement dans ta messagerie.

Si tu rédiges sur mobile, il existe des dizaines d’applications de correcteurs orthographiques sur les stores. Mais je n’en utilise pas donc je ne peux pas t’en conseiller une plutôt qu’une autre. À toi de tester !

Personnellement, j’utilise LanguageTool sur Google Chrome que je trouve particulièrement efficace. Mais j’ai aussi entendu du bien de Merci App.

Le site de Merci App confirme que 92% des dirigeants pensent qu’un texte contenant des fautes nuira à l’image de leur société. Ils ne vont donc logiquement pas s’associer à quelqu’un qui leur envoie une lettre de demande de sponsoring bourrée de fautes… Bref, faire relire ton mail et le passer à la moulinette d’un correcteur est non négociable.

Les trackers d’ouverture de mail

Pour améliorer ta prospection, c’est un gros avantage de savoir si tes mails sont ouverts. Pour ça, tu peux installer des extensions pour obtenir des accusés de réception si ta messagerie n’en propose pas nativement.

Sur Gmail, j’utilise Streak CRM qui fonctionne bien. Même si c’est un peu une usine à gaz avec des tonnes fonctionnalités dont je ne me sers pas. Il existe aussi Gmelius ou Polymail.

Récemment, j’ai entendu parler de l’extension Gmail de Hubspot qui semble plus simple. Je ne l’ai pas essayée donc je te laisse te faire ton propre avis.

Trouver les meilleurs contacts

Pour que ta lettre de demande de sponsoring soit lue, il est préférable qu’elle soit adressée à la bonne personne. Comme un responsable des partenariats par exemple. Si tu ne trouves pas de mail de contact adapté sur le site de l’entreprise, tu devras faire quelques recherches.

Commence par LinkedIn, le réseau social professionnel par excellence. Fais une recherche sur le nom de l’entreprise et tu trouveras les profils des personnes qui y travaillent.

Mais tout le monde n’affiche pas son email professionnel publiquement. Alors pour aller plus loin, tu peux utiliser hunter.io qui fouille pour toi dans les profils pour trouver les coordonnées des gens.

Modèle de lettre de demande de sponsoring

Tu as désormais tous les ingrédients pour savoir comment rédiger une lettre de demande de sponsoring efficace pour ton association ou ton projet sportif individuel. En suivant les 10 commandements de la prospection, tu t’assures de mettre en place une bonne dynamique et un état d’esprit positif pour ta recherche de partenaires.

N’oublie pas que la qualité prime sur la quantité. Les éléments de personnalisation sont indispensables si tu veux que ton potentiel futur sponsor t’accorde du temps pour lire ta lettre alors qu’il ne te connait pas encore.

Une lettre de demande de sponsoring, comme tous les mails de prospection, est un message généreux dans le lequel on met de la curiosité et on montre qu’on peut apporter de la valeur.

Je t’offre un modèle de lettre de demande de sponsoring en PDF que j’ai intégré à mon ebook “Comment trouver des sponsors pour financier son activité sportive ?”. Clique ici pour le télécharger gratuitement, ou sur la bannière juste en dessous.

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