Comment faire un dossier de sponsoring sportif efficace ?

La création d’un dossier de sponsoring sportif, ou pressbook, est fortement recommandée lors de ta recherche de sponsors. Il va te permettre de présenter ton projet et tes besoins de manière précise et structurée.

Cependant, un bon dossier de sponsoring sportif ne se substitue pas à l’élaboration de contreparties personnalisées pour chacun des sponsors que tu vas contacter. C’est pourquoi je recommande de le constituer essentiellement avec des informations qui te concernent.

Garde les détails de ta proposition et ses bénéfices pour le corps de ton mail. Ainsi, le sponsor verra au premier coup d’œil ce qui l’intéresse et prendra le temps d’ouvrir ton dossier de partenariat s’il veut en savoir plus.

Si besoin, tu peux (re)lire mon article qui te donne trois conseils pour écrire une demande de sponsors qui attire l’attention.

Dossier de sponsoring sportif : mes conseils sur le design et la présentation

Avant toute chose, tu dois bien comprendre que le rôle du pressbook sportif est d’apporter de la visibilité à ton projet, et non pas de convaincre les sponsors. Il s’agit de pouvoir transmettre facilement un résumé de ce qui te caractérise ainsi que de tes projets. Il représente ton image de marque pendant ta prospection de sponsors potentiels.

Pendant mes 4 ans à travailler dans le sponsoring, j’ai reçu et étudié pas mal de press-books. Je te rassemble ici les éléments qui rendent un dossier de sponsoring sportif intéressant et agréable à consulter.

Et ça commence par quelques conseils simples mais essentiels :

Une présentation simple et aérée pour donner une image sérieuse

Imagine juste une seconde : d’un côté un stand dans une brocante de quartier, de l’autre un Apple store. Voilà, je pense que tu as compris l’idée !

Pour renvoyer une image professionnelle qui témoigne du sérieux de ton projet, ça ne sert à rien d’en mettre trop. Au contraire, sélectionne plutôt le meilleur et laisse de l’espace.

Utilise de belles photos et réalise une présentation aérée. Mais tu n’as pas besoin d’avoir Bac+12 en Photoshop ni de payer un graphiste la moitié d’un SMIC pour avoir un dossier de sponsoring avec une mise en page propre. Tu peux utiliser l’outil Canva toi-même. Il suffit de t’inscrire gratuitement.

Astuce :
Si tu veux gagner un max de temps tout en bénéficiant d’une belle mise en page déjà structurée, la meilleure solution pour toi est de partir de l’un de mes modèles de press-books sportifs tout prêts !

Moins de texte pour un dossier de sponsoring sportif lisible

Toujours dans cette optique de rendre ton dossier de sponsoring plus efficace, réduis au maximum les longues phrases et les gros paragraphes. Tout ce que tu peux remplacer par des listes pour énumérer des choses, des dates clés, des graphiques, etc. profites-en !

Plus ton pressbook est facile et rapide à lire, plus la personne qui le recevra a de chance de le lire jusqu’au bout 😉

Attention aux fautes !

Orthographe, grammaire, conjugaison… oui, la langue française est compliquée ! Mais laisser passer des fautes énormes à chaque page ne va clairement jouer en ta faveur. Au contraire, faire l’effort de porter une attention particulière sur l’orthographe aboutira à un dossier de qualité.

Il existe de nombreux correcteurs en ligne, personnellement j’utilise celui-ci en extension de navigateur. Je t’encourage aussi vivement à demander à plusieurs personnes de relire ton dossier de sponsoring pour retirer un maximum de coquilles que l’on fait tous par inadvertance.

Faut-il rédiger son dossier de sponsoring à la 1ère personne ?

Alors ça dépend !

Si ton projet est vraiment tourné uniquement sur toi (pas d’équipe, pas d’association avec un noyau actif autour de toi) et que tu es la seule personne vraiment concernée, alors oui il faut le faire à la 1ère personne. Cela démontre ton implication. Tu t’adresses directement à la personne qui lit le dossier de sponsoring, ce qui va créer déjà une certaine proximité.

En revanche, si fais partie d’une équipe, que tu gères un club ou que tu représentes une association, c’est différent. En gros, s’il y a un groupe derrière toi, le “nous” ou le “il/elle” pour le club ou l’association seront plus appropriés. Cela te permet d’inclure plusieurs personnes dans un projet commun.

Maintenant que nous avons vu les conseils de base sur la forme, parlons du fond !

Quelles informations inclure dans un pressbook ?

Une présentation synthétique mais efficace

Commence par une courte présentation de toi. Et si tu es passé par la création d’une association, apporte des détails sur son identité, son utilité et les activités qu’elle propose.

Si ton association est éligible au mécénat, précise-le absolument dans ton dossier de sponsoring ! Tu peux également présenter les membres de ton équipe et leur fonction avec une petite photo de chacun.

Ensuite note ton palmarès ou tes expériences passées, et affiche tes objectifs à court et moyen terme. Cela va permettre à l’entreprise de savoir si ça colle avec sa stratégie de développement et de communication.

Les détails pratiques à intégrer dans ton dossier de sponsoring sportif

Par la suite, tu vas devoir présenter ta saison avec le calendrier des compétitions ou événements auxquels tu comptes participer. Cela peut être une coupe, un championnat, des courses ou épreuves spéciales, des événements de ton association, des événements partenaires, etc.

Les sponsors ne font pas forcément partie du même univers que toi donc n’hésite pas à expliquer rapidement le contexte (pro, amateur, catégorie spécifique…) et la localisation des différents événements.

Et bien sûr, tu dois afficher le budget nécessaire détaillé par poste de dépenses. Ainsi, le sponsor est libre de réfléchir à la proposition que tu lui as faite en fonction du budget total. Le niveau de détail n’a pas besoin d’être extrême, mais il doit mettre en lumière les principales sources de dépenses : déplacements, équipement, matériel sportif, véhicule de course et/ou de transport (achat et entretien), etc.

Communication et contact : l’appel à l’action à destination des sponsors

N’oublie pas de mentionner tes moyens de communication : site internet, profils sur les réseaux sociaux… Le sponsor veut connaître ta manière de communiquer et voir comment tu mets tes partenaires actuels en avant. Tu peux aussi noter dans ton dossier de sponsoring les retombées médiatiques dont tu vas bénéficier si tu les connais. Et si tu as des photos, vidéos ou articles, n’hésite pas à montrer des exemples de contreparties que tu as réalisées pour d’anciens partenaires.

Ajoute également tes coordonnées. Dans l’idéal, propose un contact unique (avec un mail et un numéro de téléphone). Il n’y a rien de plus désagréable que de ne jamais savoir sur quel mail écrire et de disperser les échanges entre plusieurs personnes.

Enfin, ton interlocuteur appréciera des remerciements pour le temps qu’il a passé à lire ton dossier. Remerciements que je te conseille d’accompagner des logos de tes partenaires actuels regroupés par thématiques pour donner une indication sur l’activité de chacun. Si tu disposes de témoignages courts, c’est encore mieux !

Les erreurs à éviter lors de la création d’un dossier de sponsoring sportif

Mettre trop d’informations ❌

À vouloir bien faire, parfois on en fait trop. Trop long, trop de texte, trop de pages, trop lourd…

Condenser les informations n’est pas un exercice facile mais tu n’as qu’un temps très limité pour convaincre, il vaut mieux aller droit au but.

De plus, un dossier de sponsoring sportif trop lourd pourrait être rejeté par les boîtes mails. Pense à compresser au maximum les photos et le fichier PDF final.

Proposer une grille tarifaire avec des packs d’options ❌

Tu n’es pas en train de vendre une voiture suréquipée et le sponsors n’est pas ton client. Tu cherches à développer un projet en invitant des partenaires à y participer. La clé pour convaincre un sponsor est de lui faire une proposition personnalisée et adaptée à son activité.

Une grille tarifaire avec des packs de contreparties pré-établies a l’effet inverse. Le sponsor doit tout étudier et faire le travail de sélection que tu aurais dû faire pour lui. Et si rien ne lui convient, il refermera le dossier et passera au suivant, comme un client qui n’a pas trouvé sa taille dans un magasin.

Alors qu’au contraire, il doit sentir que tu t’es intéressé à lui, que tu as compris ses besoins et que tu as essayé d’y répondre au mieux. Montre-lui que la discussion est ouverte pour que chacun y trouve son intérêt.

Tu peux créer un nouveau dossier de sponsoring personnalisé pour chacune de tes demandes, mais ça risque de te prendre beaucoup de temps. Je te conseille plutôt de réserver ta proposition détaillée au corps du mail que tu envoies. Et donc de faire un pressbook plutôt générique.

Astuce
Si tu ne sais pas quoi proposer à tes futurs partenaires ou que tes demandes ne ramènent que des clopinettes, j’ai écrit un article complet sur la méthode pour trouver des exemples de contreparties recherchées par les sponsors !

Un bon dossier de sponsoring sportif en résumé

Ton dossier de sponsoring reflète la crédibilité de ton projet. Tu dois donc être précis, réaliste et montrer que tu es motivé !

Mais il ne remplace pas une proposition de contreparties personnalisées, que je te recommande de mettre directement dans ta demande par mail. Le futur partenaire pourra décider d’ouvrir ton dossier de sponsoring sportif pour avoir plus de détails si tu as rédigé une bonne demande de sponsoring. Tu ne dois pas l’obliger à lire 10 pages pour comprendre ce que tu proposes.

Les points clés d’un pressbook efficace

Une présentation simple et claire avec des photos de bonne qualité suffit amplement. Tu laisseras une bien meilleure impression qu’avec un dossier de partenariat graphiquement époustouflant mais dont le contenu a été bâclé.

Enfin, il doit être à jour. En particulier pour les liens et informations de contact. Attention donc aux dossiers que tu imprimes en trop grande quantité qui ne pourront pas être réutilisés d’une saison sur l’autre.

Si tu veux un exemple, tu peux consulter celui du GMT94, très complet avec les nombreuses activités du team. Mais souviens-toi toujours qu’il vaut mieux 5 pages bien faites et pertinentes, que 15 pages dans lesquelles il est impossible de retrouver une info.

Idée de structure d’un dossier de sponsoring sportif

• Page de garde : ton nom, nom de ton team/association, discipline (ex: pilote moto FSBK)
• Sommaire (vivement conseillé si tu as plus de 6 pages)
• Présentation personnelle, de ton association et de ton projet
• Ton palmarès et tes objectifs
• Présentation de ta saison sportive et calendrier des événements
• Budget nécessaire en fonction des postes de dépenses principaux
• Moyens de communication, retombées médiatiques et exemples de contreparties
• Coordonnées, remerciements et partenaires actuels

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