6 étapes pour bien organiser sa prospection et trouver des sponsors

Manque de temps, manque d’organisation ou manque de connaissances pour trouver des sponsors, avec ces 6 étapes tu seras capable de bien organiser ta prospection et décrocher tes premiers sponsors !

Démarcher des partenaires pour participer au financement de ton projet demande de la rigueur et des compétences variées. Alors, si devant l’ampleur de la tâche tu ne sais pas par où commencer, lis cet article et réalise les étapes pas à pas.

1. Clarifie ton projet sportif pour le présenter facilement aux sponsors

Ca peut paraître évident, mais le point de départ c’est ton projet. Et s’il n’est pas encore bien défini dans ton esprit, impossible qu’il le soit dans la tête de potentiels partenaires.

Pour le savoir, es-tu capable de répondre aux questions « quoi », « comment », « quand » et « combien » en une seule phrase ?

Si tout est déjà hyper clair pour toi, tu peux passer à l’étape n°2. Sinon je te conseille de bien lire ce qui suit, car c’est ça qui va déterminer TOUT le reste.

Fixe les contours de ton projet

Vide ton cerveau et écoute tes envies dans un premier temps. Réfléchis à quelles disciplines tu veux pratiquer, à quel niveau, à quelle fréquence, dans quelles conditions, etc.

Mais entre ce que tu rêves de faire et ce qu’il est réellement possible de faire, il y a peut-être un gap.

Alors dans un second temps, note les contraintes auxquelles tu es confronté.e, telles que ton niveau d’expérience, le budget que tu peux consacrer au projet et qui sera complété par celui des sponsors, ta disponibilité, etc. Peux-tu facilement poser des congés pour les week-ends de compétition ? Peux-tu facilement voyager à travers la France (voire plus loin) pour t’entrainer ou faire des courses ?

Cette analyse va te permettre de peindre une image réaliste de ton projet en t’obligeant à faire des choix concrets. Ce qui aboutira à : la ou les compétitions retenues, la ou les manches courues dans chacune et sur quels circuits, et enfin un calendrier prévisionnel précis.

Etudie les aides, structures et démarches légales dont tu peux bénéficier

Une fois que tu as décidé ce que tu prévoyais de faire, renseigne-toi sur le cadre légal.

Je t’invite à relire attentivement mon article sur les différences entre mécénat, partenariat et sponsoring, ça sera un bon début !

Ensuite va se poser la question de la création d’une association, qui n’est absolument pas obligatoire. Jette un oeil à mon post Instagram ci-dessous qui te présente les avantages et les obligations d’une association pour t’aider à faire ton choix :

Ensuite, tu as peut-être le droit à des aides financières ou d’autres avantages. Tu peux tout simplement commencer par faire des recherches sur internet avec comme mots clés « subvention projet sportif » pour voir. Contacte ta commune, ton département ou ta région, mais également ta fédération pour savoir s’ils proposent des aides et demande conseil à des personnes qui sont déjà passées par là.

Enfin, je te recommande la lecture de cet article de l’Agence Nationale du Sport qui récapitule divers dispositifs pour réaliser des demandes de subventions.

Tu dois maîtriser ton sujet pour faire les bons choix et en tirer tous les bénéfices lors de tes négociations avec les sponsors.

2. Détermine ton budget en détails

Avant d’aller prospecter, tu dois savoir précisément de quel budget tu as besoin de la part des sponsors. Ca dépend bien évidemment du coût de ton projet, mais aussi de l’argent que toi-même tu peux amener (ou pas) au départ.

Pour atteindre un objectif de financement (et même n’importe quel objectif), il faut qu’il soit fixé et mesurable de manière concrète. Tu sais où tu vas et tu peux mesurer ta progression au fur et à mesure. « Financer mon projet » ou « payer ma saison » n’est pas un objectif, c’est un souhait, un genre de lettre au Père Noël 🎅

Commence par lister tous les postes de dépense : engagements, licence, déplacements, pneus, essence, consommables… et en faisant le total tu auras ton budget ! Tu peux incorporer aussi le coût de tes séances d’entrainement, de ton préparateur mental ou physique, ta salle de sport et toute autre dépense liée à ton projet pour éviter les mauvaises surprises.

A la fin tu dois être en mesure de formuler ton budget de manière claire et compréhensible. Par exemple « j’ai besoin de 10 000€ dont 3 000€ pour l’équipement pilote, 2 000€ d’essence, 4 000€ d’entretien/préparation et 2 000€ de frais de déplacement ».

Donc tu sauras que si un partenaire t’offre tout l’équipement dont tu as besoin, tu auras 3 000€ de moins à trouver !

3. Crée tes supports de communication

Pour officialiser ton initiative, crédibiliser ton projet, faciliter la transmission d’informations et provoquer les prises de contact, avoir un support pour présenter ton projet est indispensable.

Tu peux expliquer précisément tout ce que tu vas faire, mais qui s’en souviendra 3 jours plus tard ? Un support permet à la personne que tu contactes de réétudier ta proposition au moment qui l’arrangera le plus.

Qu’ils soient physiques ou numériques, tous les types de supports de communication ont leur avantages et leurs inconvénients.

Mais garde en tête l’objectif principal pour trouver des sponsors : rendre disponible toutes les infos facilement pour attirer les personnes intéressées à te suivre, à en parler autour d’elles ou à te contacter.

Supports physiques : plaquette ou dossier de sponsoring envoyés par courrier, flyers distribués sur les salons, cartes de visites…

  • Avantages :
    • ils ne demandent pas beaucoup de temps ni de compétences pour être réalisés
    • le tarif est relativement faible si tu ne prévois pas une impression en trop grande quantité
    • de nombreux modèles tout prêts existent sur internet
  • Inconvénients :
    • une fois imprimés tu ne peux plus les modifier, tu dois donc les réactualiser au moins chaque année et ils sont périmés dès qu’une donnée change (date au calendrier, nouvelle adresse, partenaires qui arrivent et qui s’en vont…)
    • même si le tarif est abordable, il faudra repayer à chaque réimpression.
    • des kilos de papiers qui finissent forcément à la poubelle l’année suivante ce n’est pas l’idéal pour l’environnement !

Supports numériques : site internet, dossier de sponsoring

Je ne mets pas les réseaux sociaux dans la liste car ce ne sont pas des supports pour communiquer facilement l’ensemble des informations sur ton projet. Quelqu’un qui arrive en milieu de saison ne tombera jamais sur les annonces que tu as postées des mois plus tôt. Mais ils ont d’autres atouts que j’explique ici 😉

  • Avantages :
    • ils sont modifiables à l’infini, dès qu’un changement intervient (qu’il soit de ton fait ou non) tu peux les garder à jour en permanence
    • tu les as toujours et partout avec toi dans tes mails, ta Dropbox ou ton Google Drive ou ton iCloud. Tu peux facilement les partager à l’occasion d’une rencontre impromptue.
    • même si le stockage numérique participe aussi à la pollution, stocker UN document sera toujours moins néfaste pour l’environnement que l’imprimer 300 fois chaque année ! Astuce : stocke le fichier en ligne et n’envoie que le lien par mail pour éviter d’encombrer ta boîte mail et celle de tes interlocuteurs.
  • Inconvénients, pour le site internet principalement :
    • il va te demander plus de temps à mettre en place, sauf si tu le fais faire par une personne spécialisée comme moi 😇
    • il va te coûter plus cher au départ, sauf si tu apprends à le faire toi-même en suivant cette formation par exemple !
    • le site demande un entretien régulier simple qui lui permet de rester fiable et performant sur long terme.

A toi de choisir lesquels tu veux mettre en place. Le plus important est d’uniformiser ta communication en choisissant bien tes couleurs, polices et un style visuel reconnaissable.

4. Organise les étapes de ta prospection pour trouver des sponsors

Une fois que tu as un projet sérieux, un budget détaillé et des supports pour diffuser tout ça, tu dois construire ton plan d’action pour commencer la prospection.

Face à l’ampleur de la tâche on a vite tendance à s’éparpiller et ne pas savoir par où commencer. Pour éviter de perdre du temps et tourner en rond, je t’ai mâché le travail en te listant toutes les tâches que tu vas devoir accomplir pour atteindre ton objectif.

Astuce organisation : une tâche qui n’est pas planifiée n’existe pas, car tu auras toujours mieux à faire au dernier moment. Si tu veux veux vraiment avancer, bloque des plages horaire dans ton agenda (par ex: 30min ou 1h tous les jours à 19h) pour te consacrer à ta recherche de sponsors.

Identifie des idées de partenaires

C’est l’étape brainstorming où tu vas noter toutes les personnes et toutes les entreprises auxquelles tu penses. Oui ça fait beaucoup mais c’est le but, car après on réduira cette liste drastiquement.

Pour t’aider à trouver des idées, j’ai créé un exercice pratique qui plaît beaucoup dans mon ebook que tu peux télécharger gratuitement sur cette page.

Si tu veux avoir une idée du nombre minimum de personnes/entreprises à mettre sur ta liste pour commencer, voici un petit calcul simple : j’ai besoin de 10 000€ → je peux vouloir trouver 5 partenaires qui me donneront 2 000€ → si tu pars du principe que t’auras 1 réponse positive sur 5, tu dois contacter 25 entreprises.

Attention, tu ne vas pas contacter toute la liste car ces personnes ne sont pas toutes compatibles avec ton projet. C’est l’étape suivante qui va t’aider à la déterminer.

Fais des recherches et cible les entreprises les plus pertinentes

Avant de contacter une entreprise, tu dois d’abord t’assurer qu’elle est financièrement en mesure de t’aider. Ne perds pas ton temps à démarcher une entreprise en faillite ou en liquidation.

Ensuite, tu dois trouver des infos qui te permettent d’expliquer quelle est la raison qui te motive à contacter cette entreprise et pas une autre. Ca te permet de mettre des mots sur un éventuel lien logique entre toi (ou ton projet) et cette entreprise. Et plus le point commun est évident, plus ça sera facile pour toi de justifier ta démarche. Si tu as une vraie raison de t’associer à elle, alors elle en aura une de t’écouter et peut-être te sponsoriser.

Pour t’aider à trouver les réponses et à préparer l’étape suivante, voici les 3 questions principales que tu dois te poser :

  1. Comment est sa santé financière (les infos sont sur societe.com) ?
  2. A quoi ressemble sa stratégie de communication ?
  3. Quelle est son actu commerciale (événements, produits, développement…) ?⁠

Quand t’es satisfait.e de ce que tu trouves et que tu penses qu’une collaboration est intéressante, tu mets cette entreprise de côté pour l’étape d’après !

Construis une proposition personnalisée et envoie ta demande

On ne propose pas la même chose à une startup dans les nouvelles technologies qu’au mécano de ton quartier ! Chaque entreprise a ses caractéristiques et ses besoins.

Tu ne prétends pas savoir exactement tout ce dont elle rêve en secret, mais si tu fais l’effort d’imaginer une ou deux opérations concrètes qui ont un réel intérêt pour elle, tu as 9 chances sur 10 d’attirer l’attention et provoquer le dialogue. Alors tu pourras demander directement à ton interlocuteur quels sont ses besoins pour adapter tes idées.

Tu manques d’inspiration ? Je te donne 3 idées de contreparties originales dont tu peux t’inspirer.

Je ne vais pas détailler ici la méthode pour contacter les entreprises. Mais n’hésite pas à suivre mes conseils pour rédiger une bonne demande de sponsoring et attirer l’attention des sponsors.

5. Officialise les engagements par écrit avec un contrat de sponsoring

Sujet aussi vaste qu’important ! Pour plein de raisons que j’ai détaillées dans un article complet, tu dois vraiment signer une convention de partenariat (ou contrat de sponsoring) avec tes sponsors.

L’objectif est simple : garder une trace écrite de l’accord et des engagements pris entre toi et le partenaire. Chacun est alors au courant de ce que l’autre attend. Ce qui permet ainsi de stopper la relation si l’un ou l’autre décide de revenir sur ses engagements… ou d’éviter de s’engager avec des gens qui ne sont pas sérieux.

Si tu veux un modèle tout prêt, il y en a un à télécharger dans l’article 😉

6. Respect des engagements et fidélisation

Enfin, ce n’est pas parce qu’un contrat est signé que le travail s’arrête. Tu t’es engagé à fournir des services, tu dois maintenant t’organiser pour respecter tes engagements.

Promettre des tas de choses (où même pas grand chose) et faire le mort ensuite car tu es dans ta routine de week-end de course, c’est pas envisageable. Je parle régulièrement des sponsors malveillants, mais des pilotes fantômes qui disparaissent dès qu’ils ont eu leur chèque ça existe malheureusement aussi. J’en ai eu la preuve dans mon ancien job.

Les aléas de la vie et les moments difficiles existent. Ton sponsor est humain, comme toi, et si tu lui expliques avec honnêteté les complications que tu peux vivre, il comprendra. Il attendra alors de toi que tu essayes de trouver des solutions et que tu fasses de ton mieux.

Enfin, si la moitié de tes sponsors renouvellent le partenariat l’année suivante, tu en auras 2 fois moins à trouver ! Alors ne néglige pas tes sponsors actuels : chouchoute-les au quotidien en plus de respecter tes engagements. Non seulement tu gagneras du temps et de l’argent car ils seront plus enclins à augmenter leur aide. Mais surtout tu vas nouer de belles relations de confiance et de complicité qui rendront l’aventure encore plus belle.

Conclusion : ton planning de prospection pour trouver des sponsors

Tu connais maintenant toutes les étapes nécessaires pour bien organiser ta prospection. Pour passer à l’action il ne te reste qu’à les planifier dans ton agenda, et t’y mettre !

Voici un exemple de planning que tu peux mettre en place sur 2 mois pour t’aider à trouver des sponsors :

A faire une fois au début :

  • 1ère semaine : définition précise des contours de ton projet sportif et recherche sur les aides et subventions auxquelles tu as le droit
  • 2ème semaine : établissement de ton budget détaillé avec un montant à trouver auprès des sponsors
  • 3ème semaine : création de tes supports de communication. Si tu peux le faire toi-même, let’s go ! Sinon prends contact avec des professionnels pour lancer les projets de création.

A réitérer jusqu’à ce que tu aies assez de réponses positives pour boucler ton budget :

  • 4ème semaine : brainstorming des idées de potentiels partenaires. Si pendant une semaine tous les soirs du lundi au vendredi tu notes 20 idées d’entreprises sur une feuille, t’en as 100 à la fin de la semaine !
  • 5ème semaine : les recherches pour sélectionner les entreprises les plus pertinentes. Si tous les soirs tu t’occupes de 5 entreprises de ta liste et que t’en sélectionnes une qui te semble la plus légitime à contacter, à la fin de la semaine tu as une nouvelle liste de 5 entreprises ciblées et pertinentes à contacter.
  • 6ème semaine : si tous les soirs tu choisis 1 entreprise de ta nouvelle liste, construis une proposition personnalisée et contacte-la. A la fin de la semaine tu auras envoyé 5 demandes de partenariat personnalisées et qualitatives.

Au fil de l’eau :

  • réponds, relance et crée les contrats de partenariat au fur et à mesure que les négociations avancent.
  • planifie les actions que tu dois réaliser pour/avec tes sponsors tout au long de l’année
  • maintiens le lien avec tes sponsors en leur envoyant une newsletter de tes avancées, résultats ou actualités.

Grâce à cette méthode que j’ai conseillée, j’ai eu de nombreux retours positifs de pilotes qui ont réussi à trouver des sponsors alors je sais que toi aussi tu en es capable !


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